Se till att du har koll på företagets aktiebok och eventuella aktiebrev. Att inte ha ordning och reda i aktieboken kan vara förknippat med straffansvar. Det kan dessutom sätta käppar i hjulen både för krediter och framtida företagsaffärer.
I Sverige är det lag på att alla aktiebolag ska ha en aktiebok. Aktieboken är, namnet till trots, en förteckning, på papper eller i digital form, som visar vem eller vilka som äger bolaget.
Förteckningen ska ange:
Har bolaget givit ut aktiebrev ska de anges i aktieboken. Finns det olika aktieslag eller begränsningar i hur aktierna får överlåtas (hembud) ska det också framgå av förteckningen. När aktier säljs eller andra uppgifter ändras ska ändringen genast antecknas i aktieboken. Aktieboken ska sparas i minst tio år efter att bolaget har upplösts.
Det är bolagets styrelse som ansvarar för att det finns en aktiebok och att den är korrekt och uppdaterad. Missköter styrelsen sin uppgift kan personerna dömas till böter, eller i extremfall till fängelse. Styrelsen är inte skyldig att på egen hand undersöka om det har skett ägarförändringar i bolaget. Det är de enskilda aktieägarnas ansvar att anmäla förändringar till styrelsen.
Eftersom aktieägandet är förknippat med både ekonomiska rättigheter och inflytande är det viktigt att ha koll på vilka ägarna är. Vem ska få utdelning och vilka får rösta på bolagsstämman? Ägarförhållandena är förstås viktig information för övriga ägare och företagsledning men investerare, kunder, leverantörer, personal, myndigheter och banker kan också ha intresse av att veta vilka som kontrollerar ett bolag.
Aktieboken är därför en offentlig handling, vilket i princip betyder att vem som helst har rätt att ta del av informationen i den. Det är styrelsen som ansvarar för att aktieboken finns tillgänglig.
Aktieboken ska visa vem eller vilka som äger bolaget, men den ska även presentera en komplett ägarhistorik. Är uppgifterna ofullständiga eller felaktiga kan det få konsekvenser till exempel när:
Då vill köparen vara säker på att hen betalar till rätt personer. Brister i aktieboken kan fördröja, eller i värsta fall sabotera en affär.
Om aktieboken inte kan presenteras eller innehåller brister kan det betyda att du inte kan vara säker på att du köper bolaget av de verkliga ägarna, eller om det finns fysiska aktiebrev som någon annan har.
Banker och andra kreditgivare vill ofta att bolagets aktiebrev ska överlämnas som pant för utbetalda krediter. Syftet är bland annat att kreditgivaren ska veta vilka personer som står bakom bolaget under hela kredittiden. En ofullständig eller bristfällig aktiebok kan äventyra krediten.
Styrelsen kan få problem med ansvarsfriheten om den inte tar fullt ansvar för det som åligger den.
År 2006 försvann kravet på att aktiebolag ska utfärda fysiska aktiebrev som motsvarar ägarnas andelar. I dag räcker det med att ägarandelarna är inskrivna i aktieboken. Ändå är det inte ovanligt med fysiska aktiebrev.
En aktieägare kan nämligen fortfarande kräva att få aktiebrev som bevis på sin ägarandel. Det kan också, som sagt, vara så att en bank eller annan kreditgivare vill ha aktiebrev i pant.
Ett aktiebrev är ett värdepapper som i normala fall ger den som har aktien i sin hand äganderätt i bolaget. Har det utfärdats aktiebrev, är det därför viktigt att ha koll på vem eller vilka som har de fysiska breven. Det är bra att regelbundet kontrollera att du och de övriga aktieägarna vet var aktiebreven finns.
Har bolaget givit ut aktier och ni inte vill ha fysiska aktiebrev längre, kan de makuleras enligt ett visst förfarande. Det förutsätter givetvis att ni har tillgång till de fysiska breven.
Vet ni inte var de fysiska aktiebreven finns kan ni ansöka hos Bolagsverket om att de ska dödas. Det är en omständlig process, som tar över ett år att genomföra och som kostar pengar.